Qué es un gasto subvencionable y cómo saber si un gasto puede entrar en una ayuda

Cuando una empresa encuentra una subvención que puede encajar con un proyecto, es fácil hacer una cuenta rápida:

_{“Voy a invertir esta cantidad y la ayuda financia un porcentaje, así que me corresponderá aproximadamente esto.”}

‍

Pero esa cuenta puede estar mal desde el principio.

Porque una cosa es cuánto cuesta tu proyecto y otra distinta es qué parte de ese proyecto considera subvencionable la convocatoria.

Y esa diferencia puede cambiar bastante el resultado.

Entonces, ¿qué convierte un gasto en subvencionable?

Como regla general, la Ley General de Subvenciones establece que un gasto debe responder claramente a la naturaleza de la actividad financiada, ser necesario y realizarse dentro del periodo establecido. También señala que el coste de adquisición no puede superar el valor de mercado.

Pero esto es solo el punto de partida.

La convocatoria concreta es la que manda.

Puede decidir qué categorías admite, cuáles excluye, desde qué fecha puede realizarse el gasto, qué límites aplica o qué documentación será necesaria después.

Por eso, dos ayudas destinadas aparentemente al mismo tipo de empresa pueden tratar de forma completamente distinta una misma inversión.

Coste del proyecto ≠ gasto subvencionable ≠ importe de la ayuda

Esta diferencia merece verla de forma muy clara.

Un ejemplo sencillo

Imagina que una empresa quiere digitalizar una parte de su actividad.

Para hacerlo necesita nuevo equipamiento, un software, determinados servicios profesionales y formación para el equipo.

Todos esos gastos pueden tener sentido dentro del proyecto empresarial.

Pero la ayuda que está estudiando podría admitir el equipamiento y el software, limitar determinados servicios y excluir la formación.

El proyecto sigue siendo el mismo.

Lo que cambia es la parte del presupuesto sobre la que realmente puede trabajar la subvención.

Ese es uno de los motivos por los que en Letrén no calculamos una ayuda únicamente viendo el presupuesto total del cliente. Primero hay que revisar qué puede entrar de verdad.

‍

5 cosas que conviene revisar antes de considerar un gasto subvencionable

1. Qué tipo de gasto es

Maquinaria, equipamiento, software, personal, consultoría, obras, alquileres o costes indirectos no reciben necesariamente el mismo tratamiento.

Hay que comprobar si la categoría está admitida y qué condiciones específicas tiene.

2. Cuándo se realiza

La fecha importa mucho.

Hay convocatorias que permiten determinados gastos anteriores a la solicitud y otras en las que comenzar una actuación demasiado pronto puede dejarla fuera.

Por eso, si una empresa está valorando una ayuda para una inversión importante, merece la pena revisar las fechas antes de comprar, contratar o comenzar el proyecto.

3. Qué límites tiene

Que un gasto sea subvencionable no quiere decir necesariamente que pueda incluirse íntegramente.

Una convocatoria puede establecer límites por concepto, porcentajes máximos, importes unitarios o topes dentro del presupuesto.

4. Cómo se contrata o adquiere

En determinados casos puede ser necesario solicitar varias ofertas, justificar la elección de proveedor o cumplir otras condiciones asociadas a la contratación.

Por tanto, no solo importa qué compras. También puede importar cómo has llegado hasta esa compra.

5. Cómo habrá que justificarlo

Facturas, contratos, presupuestos, justificantes de pago y otras evidencias pueden ser necesarios dependiendo de la ayuda.

El Reglamento de la Ley General de Subvenciones contempla, dentro de determinadas modalidades de justificación, relaciones clasificadas de gastos, facturas o documentos equivalentes y, cuando proceda, documentación que acredite el pago.

Por eso la justificación no debería empezar cuando termina el proyecto.

Debería tenerse presente desde el principio.

‍

¿Y qué ocurre con el IVA?

Otra duda muy habitual.

La regla general es que los impuestos indirectos, como el IVA, no se consideran subvencionables cuando puedan recuperarse o compensarse.

Esto significa que aplicar directamente el porcentaje de una ayuda sobre el total de una factura con IVA puede dar lugar a un cálculo incorrecto.

Como siempre, hay que revisar tanto la situación del beneficiario como lo que establece la convocatoria concreta.

Uno de los errores más habituales: hacer la cuenta demasiado pronto

“Proyecto de 50.000 € × 50 % de ayuda = 25.000 €”.

Puede ser.

O puede que no.

Primero habría que comprobar qué parte de esos 50.000 € es elegible, qué límites existen, qué gastos entran, en qué fechas se han realizado y si existen topes adicionales.

Solo después tiene sentido calcular una estimación.

Aquí introduciría uno de los mensajes más Letrén del artículo:

Antes de preguntarnos cuánto puede financiar una ayuda, necesitamos saber sobre qué gastos puede calcularse.

No es complicar el proceso. Es evitar empezar con una cifra que después no se sostiene.

Antes de realizar un gasto, comprueba esto

¿Cómo saber entonces si un gasto concreto puede entrar?

La respuesta depende del proyecto y de la convocatoria.

Un mismo gasto puede ser perfectamente subvencionable en una ayuda y quedar completamente fuera en otra. Incluso cuando entra, puede hacerlo con condiciones, límites o fechas distintas.

Por eso, antes de realizar una inversión pensando en financiarla con una subvención, conviene revisar el proyecto completo y no solo la factura.

En Letrén analizamos qué quieres hacer, qué gastos tienes previstos y qué condiciones pueden afectar al proyecto. Si existe una oportunidad que tenga sentido, te acompañamos durante todo el proceso: solicitud, seguimiento y justificación.

¿Tienes una inversión o un proyecto en mente?

Escríbenos a hola@letren.es y estudiamos vuestro caso.