Qué revisar antes de solicitar una subvención: 5 claves para preparar bien el proyecto

Encontrar una subvención que parece encajar con tu empresa es solo el principio.

Puede coincidir con una inversión que ya tenías prevista, tener una cuantía interesante o parecer, a primera vista, adecuada para tu actividad.

Pero antes de preparar la solicitud conviene revisar algo más importante:

si el proyecto puede funcionar realmente dentro de las condiciones de esa ayuda.

Porque una subvención no termina cuando pulsas “presentar”.

Después puede haber que ejecutar la inversión, respetar determinados plazos, responder a requerimientos, mantener compromisos y justificar correctamente lo realizado.

Por eso, antes de avanzar, hay cinco cuestiones que merece la pena comprobar.

1. Qué financia realmente la ayuda

El título de una convocatoria da una primera pista, pero no determina por sí solo qué parte de tu proyecto puede incluirse.

Hay que comprobar qué actuaciones pretende financiar, qué categorías de gasto admite y qué condiciones establece para cada una.

Una empresa puede tener previsto comprar equipamiento, contratar software, realizar una reforma y recurrir a servicios externos.

Todo puede formar parte del mismo proyecto empresarial.

Pero la ayuda puede admitir unas partidas y excluir otras.

Por eso es importante distinguir entre el coste total del proyecto y el gasto que realmente puede ser subvencionable.

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También te puede interesar: Qué es un gasto subvencionable y cómo saber si un gasto puede entrar en una ayuda.

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2. Si tu empresa puede ejecutar el proyecto

Cumplir los requisitos ≠ poder ejecutar correctamente la ayuda.

Que una empresa pueda presentarse no significa necesariamente que el proyecto sea viable dentro de las condiciones de la convocatoria.

Antes de avanzar conviene comprobar:

→ qué inversión total tendrá que asumir la empresa;
→ qué parte podría quedar fuera de la ayuda;
→ cuánto tiempo habrá para ejecutar el proyecto;
→ y qué compromisos habrá que mantener después.

Porque la pregunta no debería ser únicamente:

“¿Podemos solicitarla?”

sino también:

“¿Podemos hacer bien todo lo que estamos planteando?”

3. Revisar todos los plazos, no solo el de solicitud

Solicitud → Inicio → Ejecución → Pago → Justificación → Mantenimiento

Cuando hablamos del plazo de una subvención solemos pensar en la fecha límite para presentar.

Pero puede haber muchas más.

Puede existir una fecha desde la que se admiten gastos, un periodo máximo para ejecutar el proyecto, un plazo de pago, una fecha de justificación o compromisos que deben mantenerse posteriormente.

Por eso conviene construir el calendario completo antes de iniciar el proyecto.

No cuando ya estamos a mitad.

4. Tener localizada la documentación

Preparar una solicitud con tiempo no significa reunir documentos por reunir.

‍La documentación responde, normalmente, a tres preguntas:

• ¿Quién solicita?
• ¿Qué proyecto se va a realizar?
• ¿Cómo se acredita después?

Significa saber qué información puede condicionar el expediente y tenerla localizada.

Dependiendo de la ayuda pueden pedirse presupuestos, facturas, certificados, documentación societaria, contratos, memorias, acreditaciones o justificantes de pago.

Y parte de esa documentación puede volver a ser necesaria después.

Ordenarla desde el principio facilita mucho más que la solicitud.

Facilita todo el expediente.

5. Pensar desde el principio en la justificación

Esta es probablemente una de las diferencias entre “presentar una subvención” y gestionarla de verdad.

Una ayuda puede concederse y después surgir un problema porque un gasto se realizó fuera de plazo, porque faltó una evidencia o porque el proyecto no se ejecutó exactamente como estaba previsto.

Por eso conviene entender desde la solicitud qué tendremos que demostrar posteriormente.

No para complicar el proyecto.

Para evitar que una decisión tomada hoy genere un problema varios meses después.

Solicitar bien una subvención no es solo llegar a tiempo

Presentarla dentro del plazo es imprescindible.

Pero no suficiente.

Una solicitud bien planteada empieza antes: entendiendo qué financia la ayuda, qué parte del proyecto puede encajar, qué recursos necesitará la empresa y qué tendrá que hacer después si finalmente se concede.

Prepararlo así no garantiza la concesión.

Sí permite detectar riesgos con tiempo, evitar decisiones que puedan perjudicar al expediente y valorar con más criterio si merece la pena avanzar.

En Letrén acompañamos durante todo el proceso: solicitud, seguimiento y justificación.